Kundenvorgang
Familie Berger·W-12345B
AnrufTermin für Service angefragt
Die Vorgangsplattform für Autohäuser und Werkstätten
Am Abend nichts mehr nachtragen.
Pro Kunde bleibt ein Vorgang offen, der alles einsammelt — Anruf, Mail, Zuruf in der Werkstatt. Ihre Leute sehen in zwei Sekunden, worum es geht, und arbeiten am Kunden statt an der Ablage.
Läuft neben Ihrem DMS. Keine Ablöse. Daten in der EU.
Entwickelt mit einem Partnerbetrieb im laufenden Tagesgeschäft.
Das kennt jedes Autohaus
Zwölf Systeme im Betrieb. Der Rückruf steht auf einem Zettel.
incadea, Xentry, Mercedes Me, NTG, MittelOne, AutoScan, PartsLink, FiveStarRater, FrontDesk, Excel-Listen, Telefonanlage, Outlook. Alles vorhanden. Und trotzdem wird die wichtigste Information des Tages handschriftlich notiert und weitergereicht.
Fam. Berger, 0664/…, ruft wg. Reifen an, bitte zurückrufen
0
- incadea
- Xentry
- Mercedes Me
- NTG
- MittelOne
- AutoScan
- PartsLink
- FiveStarRater
- FrontDesk
- Excel-Listen
- Telefonanlage
- Outlook
- Der Verkäufer ist im Krankenstand — niemand weiß, was mit dem Kunden vereinbart war.
- Die Zusage beim Gebrauchtwagenkauf ist ein Jahr später nicht mehr auffindbar.
- Ein Rückruf ist eingegangen und niemand hat ihn übernommen.
VINCORO managt interne Kommunikation nicht, weil kommuniziert wird. Sondern weil Informationen fließen und abgearbeitet werden müssen.
Der Kundenvorgang
Ein Kunde. Ein Vorgang. Egal über welchen Weg er kommt.
Neuer Eingang
Anruf
Termin für Service angefragt
Der Vorgang bleibt offen und wächst mit. Der neue Wagen und die Störung stehen im gleichen Bild. Was besprochen wurde, ist ein Jahr später über Kennzeichen oder Name auffindbar.
Beispiel Auslieferung
Ein verkauftes Fahrzeug. Vier Aufgaben. Vier Leute.
Der Vorgang „Auslieferung Berger“ erzeugt vier Aufgaben. Jeder hakt seine ab. Geschlossen wird der Vorgang erst, wenn der Verantwortliche die Endkontrolle bestätigt — auch dann, wenn alle Haken schon gesetzt sind.
Kundenvorgang
Auslieferung Berger
Verteilung
Der Kunde ruft an. Der Vorgang geht an den Richtigen.
Ein Spezialist für Nutzfahrzeuge, einer für Gebrauchtwagen, einer für die Reklamation. Der Vorgang wird vom Kunden ausgelöst und intern verteilt. Bleibt er unzugewiesen, landet er am Empfang — kein Vorgang bleibt ohne Zuständigkeit.
Wer den Vorgang weitergibt, entscheidet selbst: informiert bleiben oder raus aus der Sache. Bei Aufgaben gibt es diese Wahl nicht. Eine Aufgabe wird erledigt und bestätigt, oder sie wird mit Grund zurückgegeben.
Verantwortlicher
Schließt den Vorgang. Sieht, ob die Arbeit wirklich erledigt ist.
Ausführender
Hakt die eigene Aufgabe ab. Mehr nicht.
Zwischenvermittler
Leitet weiter. Bleibt informiert oder steigt aus. Schließt nicht.
Das Produkt
So sieht das im Betrieb aus.
Sechs Ansichten aus dem laufenden System. Kein Konzept, keine Simulation.
Kennzeichen und Fahrgestellnummer identifizieren den Vorgang eindeutig. Im Steckbrief steht, was zuletzt gemacht wurde und wann der letzte Service war. Wer den Kunden am Telefon hat, muss nicht erst im DMS nachsehen.
Aus der Praxis
Was Betriebe sagen, die damit arbeiten.
1:12Aufnahme folgt
Serviceleitung·Partnerbetrieb
Zitat folgt mit der Aufnahme. Bis dahin bleibt diese Karte als Platzhalter stehen.
0:58Aufnahme folgt
Inhaber·Autohaus
Zitat folgt mit der Aufnahme. Bis dahin bleibt diese Karte als Platzhalter stehen.
1:24Aufnahme folgt
Werkstattleitung·Servicebetrieb
Zitat folgt mit der Aufnahme. Bis dahin bleibt diese Karte als Platzhalter stehen.
1:05Aufnahme folgt
Verkaufsleitung·Autohaus
Zitat folgt mit der Aufnahme. Bis dahin bleibt diese Karte als Platzhalter stehen.
Einordnung
Warum das kein CRM, kein Ticketsystem und kein Projekttool ist.
Die anderen Werkzeuge greifen ein, nachdem die Arbeit passiert ist. Das Projekttool will die Planung vorher, das CRM den Bericht danach, das Ticketsystem den Fall, wenn er schon aufgelaufen ist. VINCORO setzt dort an, wo die Arbeit entsteht.
Projekttool
- Entstehung
- jemand legt vorher an
- Klammer
- Projekt
- Verteilung
- Zuweisung im Plan
- Abschluss
- Prozentsatz erledigt
- Bestehende Systeme
- ersetzt
Ticketsystem
- Entstehung
- Fall läuft auf
- Klammer
- einzelner Fall
- Verteilung
- Warteschlange
- Abschluss
- offen/geschlossen
- Bestehende Systeme
- ersetzt
CRM
- Entstehung
- wird nachgetragen
- Klammer
- Kontakt
- Verteilung
- keine
- Abschluss
- offen
- Bestehende Systeme
- ersetzt
Kanal-Tool
- Entstehung
- pro Kanal getrennt
- Klammer
- Kanal
- Verteilung
- keine
- Abschluss
- —
- Bestehende Systeme
- ergänzt einen Kanal
VINCORO
- Entstehung
- entsteht aus dem, was hereinkommt
- Klammer
- Kundenvorgang, kanalübergreifend
- Verteilung
- an den Spezialisten, Fallback Empfang
- Abschluss
- Endkontrolle durch Verantwortlichen
- Bestehende Systeme
- bleiben, werden verbunden
Keine Ablöse. incadea, Xentry und Outlook bleiben, wo sie sind.
Was sichtbar wird
Sie sehen nicht nur, was zu tun ist. Sie sehen, was gar nicht hätte anfallen müssen.
Weil alles im Vorgang zusammenläuft, ist jeder Ablauf nachvollziehbar. Über Kategorien und Verläufe wird sichtbar, wo Arbeit nur entstanden ist, weil nicht klar war, wer zuständig ist. Das ist die Arbeit, die heute niemand sieht — und die sich abstellen lässt.
Runden bis zum Abschluss
Wie oft ein Vorgang hin- und hergeht, bevor er erledigt ist.
Vorgänge ohne Nacharbeit
Wie viel am selben Tag fertig wird, ohne dass jemand abends nachträgt.
Weiterleitungen ohne fachlichen Grund
Wie oft weitergegeben wurde, weil unklar war, wer zuständig ist.
Diese Zahlen entstehen im Betrieb. Wir zeigen sie Ihnen aus Ihren eigenen Daten, sobald VINCORO läuft.
Für wen
Für Betriebe, in denen die Arbeit zwischen Menschen verloren geht.
Werkstätten
In der Halle entsteht die Arbeit durch Zuruf und Blick aufs Fahrzeug. Der Vorgang nimmt beides auf, ohne dass jemand an einen Rechner muss.
Autohäuser
Verkauf, Service und Teile sehen denselben Kundenvorgang. Was morgens am Empfang ankommt, muss nachmittags nicht noch einmal erzählt werden.
Servicebetriebe rund ums Fahrzeug
Reifen, Glas, Aufbereitung — der Kunde kommt über Anruf, Mail oder in die Einfahrt. Es bleibt ein Vorgang, und er ist am nächsten Tag noch da.
Mitarbeiter und Leitung
Das System zeigt dem Mitarbeiter seine Vorgänge und dem Manager die Bereiche. Es entsteht kein Ranking und keine Antwortzeitmessung über einzelne Personen.
Am Handy bedienbar. Foto machen, anhängen, weiterschicken — mehr braucht es in der Werkstatt nicht.
Ablauf
Ein Kanal. Ein Team. Dann der Rest.
1
Erstgespräch
30 Minuten. Wir sehen uns an, wie bei Ihnen gearbeitet wird.
2
Analyse
Wir zeigen, wo im Betrieb Arbeit entsteht und was davon vermeidbar ist.
3
Umsetzung
Start mit einem Kanal und einem Team. Kein Big Bang.
4
Ausbau
Weitere Kanäle, weitere Abteilungen, schrittweise Automatisierung.
Sie entscheiden nach der Analyse, ob und wie weit Sie gehen.
Einwände
Was im Gespräch kommt.
Ist das nicht wieder ein Ticketsystem, wo alles liegen bleibt?
Der Vorgang wandert nicht in eine Warteschlange. Er geht an eine Person mit Namen, und wenn niemand zuständig ist, an den Empfang.
Müssen wir unser DMS ablösen?
Nein. incadea und Xentry bleiben. VINCORO verbindet.
Meine Werkstattleute tippen nichts ein.
Müssen sie nicht. Foto machen, anhängen, Haken setzen. Das ist die ganze Bedienung.
Wie lange dauert die Einführung?
Start mit einem Kanal und einem Team, danach schrittweise.
Wo liegen unsere Daten?
In der EU, in einer eigenen Instanz auf Microsoft Azure.
Demo
Sehen Sie es an Ihrem eigenen Tagesablauf.
30 Minuten, ohne Vorbereitung. Wir gehen einen typischen Tag bei Ihnen durch und zeigen, wo es hakt. Kein Verkaufsgespräch mit Folien.
- Ein Vorgang, den Sie aus Ihrem Betrieb wiedererkennen.
- Wo heute nachgetragen, weitergereicht oder vergessen wird.
- Was sich am Empfang, in der Werkstatt und im Verkauf ändert.
Kontakt
Schreiben Sie uns, wenn keine Demo nötig ist.
Kurze Nachricht genügt. Wir antworten innerhalb eines Werktags.